Praktikus vállalkozás-gazdasági tippek (2. rész)
Típushibák könyvelésnél
Van egy jó ötletünk, amelynek megvalósításához elengedhetetlen a cégalalpítás. Csakhogy semmi tapasztalatunk nincs a cégek működését illetően, azzal sem vagyunk tisztában, mitől lesz rendben a könyvelésünk. Pedig újdonsült vállalkozásunk nagy árat fizethet tájékozatlanságunkért és tapasztalatlanságunkért!
Számviteli politika
Általános hiba a gazdasági események felületes, elnagyolt dokumentálása. Pedig köztudott, hogy a bizonylati fegyelem elhanyagolásától és szabályozatlanságától egyenes út vezet a tulajdon elleni cselekmények különféle típusaihoz, az akár nem tudatos adócsaláshoz. A legismertebb és egyben leggyakoribb mulasztás talán a számviteli politika elhanyagolt kezelése. Ebben kellene, hogy egy cég összeszedje azokat az eszközrendszereket és módszereket, melyek a törvényi kereteken belül a társaság adottságainak leginkább megfelelnek. (Egyenesen a számviteli szabályzat lehet a cég bibliája!)
Pénzkezelési szabályzat
A számviteli politikához hasonlóan legtöbb kisvállalkozásnál hiányos, elnagyolt a pénzkezelési szabályzat, pedig a szabályzat meg nem léte esetén egy NAV-vizsgálat során a büntetés mértéke akár 500 ezer forintot is elérheti. Ez abból adódik, hogy az e cégek által megbízott bérkönyvelők nem tartózkodnak a cég telephelyén, ezért kivitelezhetetlen a bizonylatok pénzügyi folyamatokkal egy időben történő dokumentálása, a dokumentumok aláírása, ellenjegyzése. Pedig a törvény egyértelműen fogalmaz: „A pénzeszközöket érintő gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait késedelem nélkül, készpénzforgalom esetén a pénzmozgással egyidejűleg, illetve bankszámla-forgalomnál a hitelintézeti értesítés megérkezésekor, az egyéb pénzeszközöket érintő tételeket legkésőbb a tárgyhót követő hó 15-éig a könyvekben rögzíteni kell.” Ezért az időben eltérő dokumentálás egyértelmű és jelentős hiba az adózási és a számviteli vizsgálatok szempontjából is.
Kintlevőség könyvelése
Másképp, de jelentős hibának számít, amikor a kintlévőségek közül év közben befolyt befizetést bevételként könyveljük a nem jegyzett, de be nem fizetett tőke helyett. A jegyzett tőke kapcsán általános hiba, hogy a cégbírósági bejegyzést nem várják meg, és úgy könyvelik a tőkeemelést, -leszállítást. Tőkét kizárólag szabad tőketartalékból emelhetünk, és csak a cégbírósági bejegyzés napjával könyvelhetjük.
A jegyzett tőke emeléséhez önmagában nem elég, hogy tőketartalék legyen, az is kell, hogy a lekötött tartalékkal, értékelési tartalékkal korrigált saját tőke a tőkeemelés szándékolt összegével több legyen, mint a jegyzett tőke, és ez a többlet a tőketartalékban legyen! Amennyiben az eredménytartalékot használjuk tőkeemelésre, ne felejtsük el, hogy a forrásadót be kell fizetni.
Osztalékfizetés eredménytartalékból
Osztalékot is lehet fizetni eredménytartalékból. Erre csak akkor és csak év végi határozattal kerülhet sor, ha a tárgyévi adózott eredmény nem nyújt fedezetet a jóváhagyott osztalékra. Ekkor is feltétel – amit el szoktak feledni – a szabad eredménytartalék. Az igénybe vett összeget is be kell állítani az eredménytartalékba. Az eredménytartalékból fizetett osztalék kapcsán ne feledkezzünk meg arról, hogy ahhoz a számviteli törvény szigorú feltételt is szab (az Szt. 39. § (3) bekezdése szerinti korlát).
Azaz a tárgyévi adózott eredmény, illetve a szabad eredménytartalékkal kiegészített tárgyévi adózott eredmény akkor fizethető ki osztalékként, ha a saját tőke összegéből a lekötött tartalékot és az értékelési tartalékot, valamint a kifizetni szándékozott osztalékot levonva nagyobb összeget kapunk, mint a jegyzett tőke.
Az osztalék tőkeemelésre való beforgatása első lépésben alapítókkal szembeni tartozás, majd követelés, majd a saját tőke eleme.
Gyakori hiba, hogy az apportként kapott részesedéseket nem vagy nem megfelelően dokumentáljuk, túlértékeljük. Elfelejtjük a befektetések értékváltozását követni, és az értékvesztést érvényesíteni.
